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2016/03/08

毎日の売上金の管理方法はどうしたらいい?

金銭管理

はじめに

 

クリニックは、現金の入出金が毎日発生しますので、現金の管理は経営の基本となります。
窓口の現金管理がきちんとできていないと、後になって帳簿を作成しようとしたときに現金残が合わないばかりではなく、脱税、横領等の不正行為につながりかねません。

 
特に、あってはならないのは、窓口のお金をそのまま経費の支払いに充てたり、個人的な支払いを窓口現金で支払ってしまうケースです。税務調査の時にも、窓口現金がきちんと管理されている点を調べられますので、売上金と経費の支払いは明確に分けておきましょう。
調査のときに現金管理がしっかりしていると見られれば、収入については問題ないと判断されます。クリニックの経営状態をより良い方向にもっていくためにも現金の管理はけっして疎かにしてはいけません。

正しい損益が把握できず、経営判断にも狂いが生じることがないように、毎日の売上金の管理方法についての基本を押さえておきましょう。

1. 売上金の管理について

 

⑴ 銀行への入金

毎日、銀行口座に入金することをこころがけましょう。通帳には、1日ごとの売上が毎日記帳されますので、きちんと売上金が管理されていることが通帳を見ただけで一目瞭然でわかります。

 
窓口のお金は翌日に銀行口座への入金することですが、難しい場合は、一週間に1度は必ず入金しましょう。その場合、窓口入金専用の口座に日にちごとに分けて預け入れることで、通帳には日にち単位での売上が記帳され、通帳が収入の補助簿の代わりになります。

通帳の入金額の横に、実際の売上日を鉛筆で記入しておきましょう。
万が一、クリニックが強盗窃盗にねらわれたときのリスク管理や横領、着服などのトラブルを避けるためにも 銀行に入れる日々の管理が重要です。

 
また、日々の収入を入金しておくことは、金融機関からの信用につながり、融資を申し込むときに有利に働きます。

⑵日計表

毎日の窓口現金の記録は「窓口月計表」などで管理しましょう。
日計表に記入する項目は、最初にレジに入れる金額、入金(保険収入、自費収入)、出金、残高、金種を書かれたものを用意しましょう。

 
さらにスタッフの入れ替えがあった場合は、入れ替えのタイミングでチェックをすれば、どこで間違えたかをすぐに見つけることができます。
現金は、窓口月計表に書かれたその日の売上金を、そのまま銀行に入金しましょう。

 

⑶レジ内金額

お釣りや支払いなどの準備のために、レジの中にはある程度の金額を入れておくものですが、毎日同額のキャッシュで1日営業をスタートさせましょう。

 
レジ金額の平均は5万円〜8万円です。窓口用の金額とは別に両替用のお金を用意するクリニックもあります。釣り銭は、最初に5万円分の釣り銭用現金をレジに入れて、営業します。
営業終了後には売上分だけお金が増えますが、そこから翌日用の釣り銭額5万円を取って、残りを銀行口座に入金します。

 
このように、毎日レジに残す釣り銭の額を一定にすれば、口座に入金する額は売上金と同額になるので、差異も生じません。釣り銭用の5万円を必要な分だけ両替してコインに換え、翌日の営業に備えます。

 

2.銀行口座について

 

銀行口座の名義は、「○○クリニック □□□□」のように、クリニック名と院長名をセットにして口座名となるようにしましょう。
その理由は、クリニックのお金と院長個人のお金を分けて管理しておけば、税務調査の際に、きちんと管理していることのアピールになります。

 
複数口座を持つと、管理が面倒になりますので出来る限り、口座は少なくしましょう。ペイオフ(預金保護)対策として、2つの口座を用意するといいでしょう。
ひとつの口座に窓口現金用に、もう一つの口座を社保・国保などの入金先用として管理すると便利です。社保・国保の口座の方が入金額は多くなりますので、社保・国保の入金口座をメイン口座として管理しましょう。
窓口現金が入金される口座は、引き出さない限り増える一方ですから、それを定額預金や納税資金と考えて運用するのもいいでしょう。

所属している医師会によっては、推奨している銀行がありますので、確認をしておきましょう。
特に制度融資(医院の所在する市区町村などが斡旋する融資)を利用される場合は、信用保証協会を通じて地元の信金から融資が行われることがあります。
制度融資を受ける時に口座がないと、手続きが進められませんので、開業当初から信用金庫で口座開設するのも賢い選択かもしれません。

 
あわせて、ネットバンキングの申し込みもしておきましょう。多忙なドクターにとっては クリニックに居ながら振込みでの支払いや残高・明細確認ができますので便利です。税金の支払いもネットバンキングであれば、電子納税の手続を行っておけば簡単に納付することができます。
また、通帳の管理は、先生か奥様のみが取り扱うように 暗証番号や届出印の管理はきちんとしておきましょう。

 

3.お支払いについて

 

歯科医院を経営していく上での経費支払いは、土地や建物を借りている場合の地代家賃や水道光熱費、固定資産税などの租税公課、借入金の利息や電話代やインターネット代などの通信費、事業用ゴミの収集代や振込手数料、そして人件費などがあります。

 
さらに、医薬品や診療材料や消耗品、技工所へのお支払いは必要不可欠なものです。広告宣伝費、歯科器械やレセコン・その他ソフトの賃借料、コンサルティング経費などもあります。
このような業者様へのお支払いは、原則として銀行口座による振り込みや引き落としをおすすめします。直接的な金銭の授受はトラブルの原因となるリスクがあります。

 
さらに、お支払いサイトについて、開業時は出来る限り長くしていただけるように交渉しましょう。目安は最初3ヶ月サイトで、資金繰りが安定してきたら2ヶ月サイトなど余裕を持った支払いサイトにしていただくための交渉が大切です。

 

まとめ

 

以上、毎日の売上金の管理方法についてご説明してきましたが、毎日の売り上げはしっかりとマメに記録しておくことが大切です。

さらにしっかりと管理をして、役割分担を明確にしておき、医院長が毎日チェックするようにしておきましょう。
一度問題が起きてしまうと、何度も同じような問題が発生してしまう場合がありますので、不正を起こさない、また起こせないような仕組みを作っておきましょう。

 
もっと詳しく知りたい、クリニック経営について的確なアドバイスをご希望の方はご相談を随時お受けしておりますので、ご遠慮なくお問い合わせください。


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