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2021/08/20

年末調整電子化のはじめ方

経理,年末調整,税金

1.はじめに

2020年10月から、年末調整の完全電子化ができるようになりました。
これまでは
【事業所側】
①従業員に年末調整の用紙を人数分印刷・配付
②従業員より必要事項が記入された用紙と必要書類を回収
③添付書類の転記が正しいか確認
④記載された控除額が正しいか確認
⑤控除額等を年末調整システムに入力
⑥提出された用紙の保管
【従業員側】
①氏名など、毎年同じ内容を手書き
②書き方が分からない部分を確認
③保険料控除証明書等を紛失した場合は再発行を依頼
④控除額の計算
といった流れでした。

完全電子化された場合は、
【事業所側】
①従業員へ年調ソフトを取得してもらい、年末調整の書類をデータで提供するよう依頼
②従業員から送られたデータを給与システムへインポート
【従業員側】
①国税庁より年調ソフトの入手(パソコンかスマートフォンへインストール)
②保険料等控除証明書データの取得
③必要事項の入力
④給与担当者へメール等で提出
という流れになります。
完全電子化ではなく、一部のみ電子化することも可能です。
税金,電子化

資料:国税庁HP「年末調整手続の電子化に関するパンフレットについて」より抜粋

2.電子化に向けての準備

電子化に向けての準備は、
【事業所側】
①実施方法の検討
②従業員へマイナンバーカード取得依頼
(控除証明書データを「マイナポータル連携」により取得する場合に必要です)
③給与システムの改修等
④従業員への年末調整の手順を周知
【従業員側】
①マイナンバーカードの取得
②年調ソフトの取得
③保険会社等とマイナポータルとの連携設定(事業所側の実施方法によります)
が必要です。
まずは、事業所側で実施方法を十分に検討されて下さい。

3.電子化する上での注意事項

【検討事項】
①電子化するかどうか
②どこまで電子化するか
③電子化に当たり、どのシステムを利用するか(国税庁の年調ソフトか、民間の年末調整システムか)
④従業員の書類作成は、勤務先のPC等を利用するか、各自のPC・スマートフォンを利用するか
等です。

電子化導入に当たって、一番難しいのは従業員の理解です。
従業員は、マイナンバーカードの取得、PCやスマートフォンでの手続が必要ですので、最初は面倒くさいと感じたり、やり方が分からないとの反発があるかもしれません。
従業員への説明用資料は、国税庁のホームページよりダウンロードできます。
(この資料は、これまで従業員が手書きで作成した書類を事業所が手計算で検算等を実施している会社を想定して作成されています)
https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/pdf/0020005-071_09.pptx

4.最後に

電子化の導入は任意です。
従業員が対応できず、逆に手間がかかる可能性もありますので、従業員の様子を見ながら徐々に導入の準備を進められても良いのではないでしょうか。


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