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2014/02/24

確定申告の悩みを解消!どこからどこまでが経費として認められますか?

Hispanic man paying bills

はじめに

「経費で落とす」「経費で切る」「経費を使う」という言葉は、よく耳にしますね。これらすべて「必要経費で処理すること」を意味します。

個人事業主でも法人でも、事業を行うことで必ず発生する「必要経費」とはどういったものでしょうか。

わかりやすくいうと、経費とは「事業を行う上で必要なコスト」になります。

経費になるものとならないものには、基本的なルールがあります。今回は、経費の基本ルールを考えてみましょう。

 

自宅で使っているパソコンは経費になるの? 

個人事業主の場合は、確定申告をして所得税などを納付する必要があります。所得税は1月1日から12月31日までの1年間に得た所得(利益)に対して課されます。

個人事業での事業所得は年間総売上から必要経費を差し引いて求めます。

年間総売上-必要経費=事業所得(=事業で得た利益)
必要経費とは、事業を行うために必要な経費です。計算式を見るだけでお分かりのように、必要経費が大きければ大きいほど、求められる事業所得は小さくなります。必要経費をきちんと管理してモレなく計上すれば、節税につながるというわけです。

そこで、問題なのがどこまでが必要経費として認められるのかということになります。

 

医院に事務スペースがないとか、事務スペースがあっても幼いお子様がいらっしゃって院内で仕事がしづらい場合など、院長の奥様が自宅で経理などの仕事をされるところも少なくありません。

その場合によく疑問に思われるのが節税対策として、「自宅のパソコンやデスクを必要経費にできないか」というクエスチョンです。

答えは、イエスです。医院の仕事で使っているのであれば、それは経費として計上できます。

ただし、ほんの少しだけ医院の仕事で使うだけというのではいけません。そのPCやデスクはおおむね医院のお仕事用として使われている必要があります。実態が重要なのです。

例えば、医院の仕事は10%くらいで、残り90%は私用で使っているという場合は、経費としては認められません。つまり、大切なのは、「按分」です。

 

 

クルマや交通費やホテル代は経費で落とせるの?

この使用実態に基づくという考え方は、事務作業に限ったものではありません。

例えば自動車や一眼レフカメラなどの機器にしても同じことです。

「欲しいクルマが買おうと思っていますが、経費で落とせますか?」という質問は非常に多いです。

往診などでそのクルマを日常的に医院の業務として使うものであれば、もちろん医院の経費として認められますが、医院の業務で使うことはほとんどなく、実態として私用として使っているのであれば当然、医院の経費としては認められません。

また、往診などでクルマを使っているのであれば、経費に計上できます。学会やセミナー会場への交通費、セミナー参加費用なども事業に必要な支出であれば、必要経費に計上可能です。交通費は、領収書をもらえないから費用にできないと思っている先生も少なくないようです。日時、目的、経路、費用などをメモに残しておけば、証憑(しょうひょう)として必要費用として計上できます。学会出席や視察旅行などで宿泊しなければならない場合でも、領収書を必ずもらって理由を記載しておけば問題は少ないです。 出張のついでに観光をされた場合は、旅費は必要経費に、ホテル宿泊費は日数按分で必要経費と家事費に分けておけば大丈夫です。医院の業務で半分、私用で半分という場合は、全額経費として認められず、半分だけ認められると考えてもらったほうがいいでしょう。

 

家事上の経費でも事業に実際使っている部分に対応する費用を、個人事業主の費用として計上できるのが、家事按分です。

家賃や水道光熱費、電話料金、インターネット料金、自動車の減価償却費、ガソリン代、火災・損害保険料なども仕事に使った割合に応じて必要経費にできます。

個人で使う部分、仕事で使う部分が混在している経費を「家事関連費」といいます。

この家事関連費は按分計算することにより、必要経費として計上する金額を算出します。

なお、必ず按分の根拠は用意しておき、税務調査の際にはその根拠資料を提示できるようにしておきましょう。

 

まとめ

以上のように、必要経費として認められるための要件は、認められていいくらいの使用実態があるかどうかと言えます。

実態として業務上使うことが少ないものを全て経費計上していた場合は、税務調査の時に指摘を受けることがありますから注意しましょう。

使用状況に寄っては、認められないケースがあります。気になる方は一つずつ税理士に確認しましょう。

以上、節税対策の必要経費についてご説明してきました。

もっと詳しく知りたい、クリニックの経営や節税について的確なアドバイスをご希望の方はご相談を随時お受けしておりますので、ご遠慮なくお問い合わせください。


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